Foto(reza): Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispustaka) Kabupaten Muara Enim, secara perdana melakukan pemusnahan arsip dari tiga Organisasi Perangkat Daerah (OPD)

Lentera-PENDIDIKAN.com,MUARA ENIM-Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispustaka) Kabupaten Muara Enim, secara perdana melakukan pemusnahan arsip dari tiga Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dilingkungan Pemkab Muara Enim dengan cara menggunakan metode Musnah Tanpa Asap (Mutas) dihalaman gedung Depot Kearsipan Muara Enim, Senin (25/9/2023).

Kegiatan Pemusnahan Arsip dengan Retensi di Bawah 10 Tahun di Lingkungan Pemkab Muara Enim tersebut dihadiri oleh Bupati Muara Enim yang diwakili Asisten I Pemerintahan dan Kesra Kabupaten Muara Enim Drs H Emran Thabrani MSi, didampingi Kepala Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Muara Enim Panca Surya Diharta SH MH, Kabid Pengelolaan Kearsipan Dinas Perpustakaan Provinsi Anny Murdayani SE MSi, Kabid Pengawasan Kearsipan Dinas Perpustakaan Provinsi Sumatera Selatan Meggi Handayani, SSTP MSi, Kepala OPD dilingkungan Pemkab Muara Enim, dan para undangan. Selain kegiatan pemusnahan, juga bagi OPD yang terbaik dalam pengelolaan kearsipan dilingkungan OPD masing-masing diberikan penghargaan berupa hadiah dan reward oleh Disputaka Muara Enim.

"Pemusnahan arsip ini bertujuan untuk efisiensi dan efektivitas kerja dalam penyelengaraan arsip. Sebagian besar arsip yang dimusnahkan adalah arsip administrasi undangan di bawah 10 tahun. Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan ini dilakukan dengan cara Mutas menggunakan mesin Penghancur Kertas atau yang biasa disebut paper shredder," ujar Kepala Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Muara Enim Panca Surya Diharta.

Menurut Panca, tujuan pemusnahan ini adalah bagaimana mengurangi tumpukan arsip yang nilainya retensi kurang 10 tahun. Sebelumnya kegiatan pemusnahan Arsip ini tentu telah mendapatkan persetujuan Bupati melalui Sekda. Sementara proses pemusnahan arsip disaksikan langsung oleh para pimpinan Dispustaka Sumsel dan Muara Enim, arsiparis, staf pengawas dari Inspektorat dan staf bagian hukum Setda Kabupaten Muara Enim dan Kepolisian.

Pemusnahan arsip ini, lanjut Panca adalah yang perdana, dimana arsipnya berasal dari tiga OPD yakni Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Dinas Koperasi dan UMKM dan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD). Kedepan, diharapkan akan diikuti oleh OPD lainnya dalam Kabupaten Muara Enim. Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional.

"Biasanya kalau pemusnahan dengan cara dibakar, tapi kita dengan Mutas," ujarnya.

Sementara itu Asisten I Pemerintahan dan Kesra Kabupaten Muara Enim Emran Thabrani, bahwa setiap pemerintah daerah, khususnya OPD tentu berurusan dengan arsip dalam menjalankan kegiatannya. Pentingnya penyimpanan arsip bertujuan untuk bukti, memori maupun sebagai bahan dalam pengambilan keputusan, sehingga diperlukan pengelolaan arsip dengan baik. Namun tidak berarti arsip akan dipertahankan selamanya sebagai arsip statis. Karena bila arsip sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya maka dapat dimusnahkan, sebagaimana tercantum dalam UU No 43 Tahun 2008 Tentang Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Namun dalam pemusnahan arsip haruslah mengikuti prosedur yang benar sesuai Perka ANRI No 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.

Untuk itu, lanjut Emran, kepad seluruh OPD untuk segera melakukan pengelompokan arsip mana yang aktif, dinamis dan sebagainya. Jika tidak berguna secepatnya dimusnahkan. Kearsipan ini jangan dianggap sepele dan enteng, jika salah penempatan atau penyimpanan bisa memakan waktu sangat lama mencarinya jika diperlukan . Kedepan kearsipan harus rapi dan bersih jangan sampai rusak, apalagi dimakan rayap.

Penulis : Reza Pahlawan
Editor : Muhammad Uzair

Tag : Muara Enim